Benchmarking

In diverse branches begeleidt AYIT Consultancy benchmarktrajecten. Leren van elkaar op basis van onderzoeksgegevens, dat is de essentie van benchmarking. Organisaties vergelijken hun prestaties en werkwijze, discussiëren over de achtergronden en trekken conclusies hoe het beter kan.

Tijdens landelijke en regionale branchebijeenkomsten wordt er talloze malen de vraag gesteld: “Hoe doen júllie dat?”. Leren van de ervaringen van anderen doen we graag. Zou er dan niet wat voor te zeggen zijn omdat eens meer systematisch aan te pakken? En dat is nu precies wat benchmarking inhoudt: door het systematisch vergelijken van de eigen prestaties met die van andere organisaties, leren waar extra aandacht nodig is en hoe het beter zou kunnen.

Sinds 2002 heeft AYIT Consultancy in verschillende branches benchmarktrajecten begeleid. In opdracht van de MOgroep hebben wij gedurende meerdere jaren benchmarkgroepen in de kinderopvang ondersteund. In opdracht van het NIZW deden we dat voor Stichtingen Welzijn Ouderen. Voor een grote woningcorporatie zijn we bezig geweest met de vergelijking van de eigen woningbedrijven.

Hoe ziet zo’n benchmarktraject er uit?
Hoewel elk benchmarktraject op maat ontworpen wordt, geven wij hier een algemene schets van de opbouw. Aan een benchmarktraject wordt door 6 -12 organisaties deelgenomen. De organisaties moeten voldoende vergelijkbaar zijn qua schaalgrootte en organisatiestructuur.

Een benchmarktraject bestaat in principe uit drie bijeenkomsten van elk een dagdeel. Op de startbijeenkomst worden de thema’s voor bedrijfsvergelijking uitgekozen. Daarna gaan de deelnemers aan de slag met het verzamelen van de gegevens over de eigen organisatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een door ons ontwikkelde vragenlijst. De vragen zijn deels kwantitatief, deels kwalitatief.

De gegevens worden naar ons opgestuurd en geanalyseerd. De deelnemers krijgen de resultaten daarvan per email toegezonden. Indien nodig kunnen de gegevens dan nog gecorrigeerd worden.

De tweede bijeenkomst wordt ongeveer twee maanden na de startbijeenkomst gehouden. Tijdens deze bijeenkomst worden de resultaten van de analyse uitgebreid besproken. Op deze bijeenkomst is ruimschoots gelegenheid voor het uitwisselen van ervaringen en ideeën.

Hierna wordt de cyclus nog een keer herhaald: er worden nieuwe thema’s geselecteerd en gegevens verzameld. Tijdens de derde bijeenkomst wordt over de rapportage met elkaar van gedachten gewisseld.

Over welke thema’s gaat benchmarking?
Thema’s die in eerdere jaren in de door ons begeleide Benchmarkgroepen aan de orde zijn gekomen, zijn o.a.:

• Kostprijzen van de producten
• Tariefstructuur
• Personeelsinzet
• Marktbenadering
• Ervaringen met software
• Personeelsopbouw
• Verhouding centrale & decentrale overhead

Alleen al de intensieve en gestructureerde uitwisseling van ervaringen, maakt deelname aan een benchmarkgroep uitermate zinvol. Tijdens de dagelijkse gang van zaken, is er meestal geen tijd om eens goed naar de eigen werkprocessen te kijken.

Begeleiding
Het benchmarktraject wordt begeleid door Tony Weggemans (AYIT Consultancy). Indien nodig wordt er een tweede begeleider gezocht met specifieke branchekennis.

De begeleiding draagt zorg voor het structureren van de gegevensverzameling, de analyse van de gegevens en begeleiden de discussies. Waar zinvol worden gegevens uit landelijk kengetallenonderzoek ingebracht.

Deelname
Deelname aan het benchmarktraject is bedoeld voor organisaties, die bereid zijn te leren van anderen en het op collegiale basis uitwisselen van ervaringen. Vertrouwelijk gebruik van gegevens geldt als basisvoorwaarde.

Interesse?
Bent u geïnteresseerd in de mogelijke opbrengst van benchmarking voor uw organisatie? Informeer dan bij ons bureau naar de mogelijkheden voor deelname aan een benchmarkgroep in uw branche.