|
Veel gestelde vragen over MIS-k
Waarin verschilt versie 3.3 van vorige versies?
In versie 3.3. is in verband met de invoering van de Wet Kinderopvang het verschil tussen subsidieplaatsen en bedrijfsplaatsen verdwenen. In het blad Kengetallen uitgaven (Kg uit) worden nu ook kostprijzen per uur weergegeven. Tenslotte is er in deze versie een optie ingebouwd om de managementbegroting als scenario-instrument te gebruiken. De kolommen worden dan niet gebruikt voor een meerjarenbegroting, maar voor een vergelijking van verschillende beleidskeuzen.
Hoe kan ik gegevens van een oudere versie overzetten?
Aangezien de structuur van de Excel-bestanden identiek is gebleven aan vorige versies, is het overzetten van gegevens van oudere versies naar de nieuwste versie eenvoudig met knippen-en-plakken te doen. Alleen wanneer er handmatig veranderingen in de werkbladen aangebracht zijn, dienen deze in de nieuwe versie opnieuw ingegeven te worden.
Hoe pas ik de salarisbedragen in het hulpblad F-uur aan?
De meest recente salarisbedragen zijn te vinden op de website van Gamma Dienstverlening.
Het nieuwe loonfunctiegebouw heeft andere nummers dan het hulpblad F-uur. Hoe kan ik dit blad dan toch gebruiken?
Antwoord: De schalen in het loonfunctiegebouw overlappen elkaar gedeeltelijk. Zo is 8-0 identiek aan 7-3, 6-7 en 5-9. Om de omvang van het hulpblad F-uur te beperken, is de doorlopende nummering gehandhaafd. De uren die bij een bepaalde schaal-volgnummer-combinatie horen, kunt u in de tabel van het hulpblad onderbrengen in de rij met het bijbehorende salarisbedrag.
Wat is de precieze definitie van capaciteit en hoe bereken je die?
In hoofdstuk 3 van het rapport 'Kengetallen Bedrijfsvoering 2001' wordt uitgebreid ingegaan op de definitie van capaciteit. In het MIS-kinderopvang werken we steeds met de 'operationele capaciteit': het maximum aantal kinderen dat op basis van de soort groep en de openstellingsuren gerealiseerd kan worden.
Voor de vaststelling van de capaciteit is bepalend wat aan de ouders wordt aangeboden. Als ouders bijvoorbeeld zelf kunnen bepalen of ze hun kind op woensdagmiddag willen laten opvangen, telt de woensdagmiddag WEL mee. Wanneer de groep op woensdagmiddag gesloten is (en ouders dus geen keuze hebben), telt de woensdagmiddag NIET mee.
Capaciteit wordt gemeten in kindplaatsen. Wat precies een kindplaats is, kan per vestiging variëren, afhankelijk van de openingstijden. De officiële definitie is: opvang gedurende 5 dagen per week tijdens de maximale openingstijden (van een vestiging) en gedurende het gehele jaar, inclusief de vakantieperiode.
Ook hier is weer bepalend wat aan ouders aangeboden wordt. Als ouders kunnen kiezen hoe laat ze tussen 8 en 18 uur hun kind brengen, omvat een kindplaats dus 10 uur opvang per dag, ook al starten niet alle groepen om 8 uur.
Als er op een vestiging één groep is die al om 7 uur begint en deze service alléén in deze groep aangeboden wordt (en dus niet in de andere groepen), omvat een kindplaats in de betreffende groep dus 11 uur per dag. Desgewenst kan in de eigen administratie een onderscheid gemaakt worden tussen een standaardkindplaats-HEDO (in dit voorbeeld 10 uur per dag) en uitgebreide kindplaats-HEDO (11 uur per dag). Deze detaillering is alleen nodig wanneer men aparte kost- of vraagprijzen wil berekenen.
Bij BSO is de berekening van capaciteit ingewikkelder. Bepalend daarbij is opnieuw wat 'op de markt' wordt aangeboden. Als ouders gebruik maken van een all-in aanbod van bijvoorbeeld voor- en naschoolse opvang inclusief vakantieopvang, is dát de omvang van een standaardkindplaats BSO. Wanneer er een aparte overeenkomst afgesloten wordt voor vakantie-opvang, is de standaardkindplaats BSO dus exclusief vakantie-opvang en geldt vakantie-opvang als apart product.
Tussen organisaties kunnen daardoor grote verschillen ontstaan hoeveel opvanguren een kindplaats omvat, waardoor vergelijkingen van kost- en vraagprijzen bemoeilijkt worden. Om die reden kan de capaciteit ook in opvanguren gemeten worden en kan een standaardkindplaats-BSO gelijkgesteld worden aan het fictieve aantal van 1500 opvanguren per jaar. We spreken dan van een gestandaardiseerde capaciteit.
Hoe moet ik de P-bladen in het MIS indelen? En wat doe ik met ongebruikte P-bladen?
De P-bladen kunnen naar eigen behoefte voor verschillende producten gebruikt worden. Door middel van de keuzeknop in cel B1 kan het best passende producttype gekozen worden.
Voor ongebruikte P-bladen MOET het producttype op 'blanco' gezet worden. Het blad telt dan niet mee bij de diverse berekeningen.
Waarom zijn de P-bladen niet beveiligd?
De P-bladen zijn niet beveiligd omdat dan de keuzeknop en de Reset-knop in cel B1 niet werken. Nadat de P-bladen ingedeeld zijn, kunt u zelf de P-bladen desgewenst beveiligen, via het (Excel)-menu Extra, Beveiliging, Blad beveiligen.
Wanneer mag ik de formules in de licht-oranje cellen overschrijven?
In principe is het de bedoeling op de P-bladen alleen de WITTE cellen in te vullen. Door het werken met normgetallen per kindplaats of per groep in kolom H, ontstaat inzicht in de verschillen tussen producten, vestigingen en organisaties.
Er zijn echter een aantal redenen om van deze werkwijze af te wijken. Eén daarvan is wanneer bijvoorbeeld de kosten van huisvesting in het tweede jaar toenemen door het in gebruik nemen van nieuwbouw. De beste werkwijze is dan om in het eerste jaar de formules in de licht-oranje cellen te overschrijven met de werkelijke geldbedragen en de normkolom H te vullen met de nieuwe kosten per groep.
Waarom wijken de kengetallen op de P-bladen soms af van die uit het rapport "Kengetallen Bedrijfsvoering 2001"?
De kengetallen hebben oorspronkelijk betrekking op het laatste jaar waarin ze door de MOgroep gepubliceerd zijn: 2001. Alleen voor peuterspeelzalen er recentere kengetallen beschikbaar, niet voor dagopvang en BSO. De kengetallen in de P-bladen worden geïndexeerd aan de hand van het op het Basis-blad gekozen basisjaar, zodat ze toch als referentie gebruikt kunnen worden. Wanneer men binnen de bandbreedte van de P-bladen blijft, is dat over het algemeen een "veilige" keuze.
Wat is het verschil tussen formatie-uren en roosteruren?
Antwoord: Voor een goede analyse van de personeelsinzet op de groepen is het belangrijk onderscheid te maken tussen formatie-uren en roosteruren. Formatie-uren zijn uren die via de salarisadministratie uitbetaald worden. Roosteruren zijn de uren waarin iemand op de groep staat.
Bij de ‘inkoop’ van personeel is de standaardeenheid het formatie-uur; deze eenheid wordt in de salarisadministratie gebruikt; de totale kosten worden op jaarbasis berekend (incl. eindejaars- uitkering en vakantiegeld); de maandelijkse betalingen worden daarvan afgeleid; hierbij wordt geen rekening gehouden met het verschil tussen korte (februari) en lange maanden (31 dagen). Bij de uitbetaling van incidentele uren worden wisselende procedures gebruikt (met of zonder vakantiegeld, met of zonder vakantiedagen, uitzendbureautarieven, enz.).
Het aantal roosteruren (= netto uren op de groep) dat ingepland kan worden op basis van een bepaald aantal ‘ingekochte’ formatie-uren, hangt af o.a. van het aantal taakuren en het ziekteverzuim. Wat betreft het laatste zijn we vooral geïnteresseerd in het ziekteverzuim dat voor eigen rekening komt (dus excl. ziekengeldvergoedingen). In MIS-k is een hulpformulier (‘Roosteruren’) opgenomen, waarmee de omrekening van formatie-uren naar roosteruren gemaakt kan worden. Standaard geldt in MIS-k dat 1 formatie-uur op jaarbasis 42,1 roosteruren oplevert. Dit getal kan op het Basisblad in MIS-k desgewenst aangepast worden. Gemakshalve kan uitgegaan worden van een ‘verlies’ van 20%. De indicator ‘Aantal gerealiseerde roosteruren per formatie-uur’ (zie Informatiemodel Rubriek Personeelsinzet pedagogisch personeel) is een belangrijke indicator voor de efficiëntie van de personeelsinzet. Een volledige formatieplaats van 36 uur levert ca. 29 roosteruren per week op.
Voor de berekening hoeveel openstellingsuren opgevuld kunnen worden met een bepaalde personeelsformatie, is de indicator ‘Leidstersbezetting’ van cruciaal belang. Een hoge leidstersbezetting betekent dat er meer formatie-uren nodig geweest zijn om een bepaalde hoeveelheid openstellingsuren te realiseren.
Bij de berekening van het aantal formatie-uren dat uiteindelijk nodig is om een groep te draaien, moeten incidentele uren omgerekend worden naar de meeteenheid ‘formatie-uren’. De redenering daarbij is: ‘Als je de incidentele uren via vaste formatie zou realiseren, hoeveel formatie-uren zou je dan moeten inzetten?’.
Met behulp van deze uitleg is het mogelijk om de gegevens van urenregistratie en salarisadministratie aan elkaar te koppelen. Op die manier kan de personeelsinzet op de groepen zowel in uren als in geld uitgedrukt worden.
Terug naar MIS-k1
|
